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Da prospecção ao atendimento: todas as operações automatizadas com Sales Hub Enterprise

Agilizando o processo de vendas do Sistema Etapa e otimizando a visibilidade do pipeline com operações HubSpot.

Implementação HubSpot segura e eficiente para infinitos dados

Há mais de 50 anos, o Grupo Etapa se consolida como um dos mais importantes do Brasil. O Sistema Etapa é a unidade responsável pelos materiais didáticos e metodologia de ensino implementada em milhares de instituições pelo país. Com tanta trajetória, há também muitos dados registrados.

 

O Sistema Etapa chegou à nossa equipe muito bem estabilizado no mercado. O problema é que, com um time de mais de 30 especialistas na operação, as ações estavam desorganizadas, gerando falta de visibilidade de processos. Diante disso, nossa missão incluía:

  • Adoção de um software de CRM que organizasse as grandes listas e anos de histórico do cliente;
  • Mais visibilidade dos estágios de vendas, dados das oportunidades e performance do time;
  • Migração dos dados da antiga plataforma à nova sem atritos e com alta adesão;
  • Módulo de vendas e CRM completos e suficientes para as operações, com alta customização para mitigar erros humanos.

"Para integrar dados já coletados pelo Sistema Etapa ao longo dos anos à HubSpot, reorganizar as listas e processos através da plataforma e automatizar as ações, nossa equipe precisou customizar os features nativos para atender às demandas da operação"

Bruno Amico
HubSpot Specialist Tropical Hub

Cenário inicial Sistema Etapa

Como gerar visibilidade sobre o processo de vendas com mais de 25 estágios no pipeline, inúmeros dados e infinitas operações?

 

O Sistema Etapa precisava tornar seu processo de vendas mais claro. Com mais de 50 anos de atuação, como integrar todas as informações de  cadastro de escolas, controle de visitas, envios de material e gestão de contratos acumulados ao longo desse tempo sem gerar atrito entre os dados? Além disso, como garantir o bom trabalho dos mais de 30 profissionais da empresa na hora de vender seus serviços, deixando o cenário mais exato possível para evitar possíveis erros humanos?

 

Deals

 

O trabalho parecia engessado, porque, além da dependência das planilhas, a equipe estava insatisfeita com a falta de flexibilidade de sua antiga ferramenta CRM. Foi nesse momento que nós entramos em ação para solucionar os problemas do cliente com a HubSpot.

 

 

Padronização de dados e processos, automação das regras de negócio e relatórios HubSpot para equipe consolidada

Organizando um processo de vendas complexo

 

O Sistema Etapa organiza sua prospecção através de regiões segmentadas por todo o território brasileiro. Por isso, utilizamos objetos customizados para cada área, respeitando a hierarquia dos subgrupos, sem gerar atrito entre os clientes.

Além disso, elevamos a utilização dos playbooks a outro patamar, criando, através deles, fluxos de aprovação e notificação entre os diferentes personagens ativos dentro de uma oportunidade, desde a prospecção, até o fechamento de contrato e atendimento.

 

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Para inserir as informações de clientes à plataforma, utilizamos as automações nativas HubSpot juntamente com nosso data warehouse para manipulação e parametrização dos dados. Desse modo, a visualização ficou padronizada.

 

Em síntese, nosso time de especialistas HubSpot agiu com:

 

  • 1Desenvolvimento de custom objects para regiões e ciclos de interesse;
  • 2Transformação dos playbooks (recursos de vendas) em objetos para garantir a padronização dos dados das atividades de prospecção e vendas.
  • 3Módulo de Sales Enterprise para 30 usuários + 2 custom objects + Data Warehouse dedicado;
  • 4Data Warehouse e utilização das APIs HubSpot para customização e modelagem de dados de forma padronizada.
  • 5Inovação na utilização dos playbooks + tarefas. Os playbooks geram tarefas, que são aprovadas ou recusadas, movendo as oportunidades através do pipeline de forma totalmente automática;
  • 6Alertas e notificações para controle e gestão de inúmeras regras de negócio automatizadas na HubSpot, da prospecção até o atendimento de clientes;
  • 7Treinamento e capacitação da equipe para gerenciar suas operações, ajustar regras e criar relatórios através da HubSpot de maneira autônoma.
Reports dashboard

Visibilidade completa das operações de vendas e processos automatizados com as integrações HubSpot

Com execução e implementação inicial HubSpot em apenas 6 meses, ficou mais fácil para a equipe Etapa operar seus processos de vendas.

Ao integrar, reorganizar e customizar de forma padronizada as informações na HubSpot, garantimos visibilidade completa de vendas ano a ano, otimizando os processos de tomada de ação.

Além disso, com regras de negócio bem definidas, as tarefas foram automatizadas, evitando erros humanos e retrabalho. A equipe do Sistema Etapa ganhou autonomia para fazer ajustes e alterações, porque todos os dados se tornaram de fácil alcance e interpretação, gerando mais agilidade e eficiência nas operações.

Tempo record para a implementação e geração de sucesso

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Padronização

Processo comercial padronizado para equipe de 30 profissionais

Centralização

Dados centralizados e operação monitorada

Autonomia

Equipe gestora capacitada para ajustes, extração de dados e relatórios

Migração de dados bem sucedida e melhor gestão de vendas na plataforma CRM HubSpot

Os dados e operações padronizados propiciaram resultados precisos. Com a HubSpot, as operações foram otimizadas e as demandas por customização atendidas, mantidas em constante aperfeiçoamento lado a lado com os avanços da tecnologia.

 

Empatia. Tecnologia. Ousadia.

Somos uma equipe especializada em estratégias e operações que envolvem o uso de HubSpot. Profissionais híbridos com habilidades em dados, comunicação, automação, análises e conteúdo, com o propósito comum de aprender, expandir horizontes e ajudar a construir o futuro.

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