Migrar de um sistema de CRM para outro é uma tarefa desafiadora, principalmente quando falamos sobre empresas de grande porte. A migração de CRM é um processo transformador, que pode envolver a dedicação de diversas equipes e indivíduos, como marketing, vendas, serviços e operações de CRM. Em muitos casos, até mesmo as altas lideranças são envolvidas no processo a fim de garantir que cada etapa seja desenvolvida da melhor forma possível.
Como a criação de estratégias para a gestão de mudanças pode ajudar?
O ponto focal em uma migração sempre será a forma como ele corre. Por essa razão elaborar estratégias de gestão de mudanças é o que poderá trazer mais segurança para os envolvidos.
É importante ressaltar que essa transição não se trata apenas de uma mudança em um software, mas de transformar processos, fluxos de trabalho e, principalmente, a cultura da organização. Durante o processo de migração, é crucial considerar e abordar os seguintes aspectos da gestão de mudanças:
Diminuição da resistência a mudanças: É parte da natureza humana apresentar resistência a alguma mudança. O novo sempre nos causa algum estranhamento e desconfiança, especialmente quando isso afeta suas rotinas diárias. Dar atenção às pessoas no processo de gestão de mudanças pode ajudar a minimizar a resistência dos usuários, aumentando assim a chance de sucesso no processo.
Incentivo à adesão de cada usuário: O sucesso na transição entre plataformas de CRM está diretamente ligado à sua taxa de adesão e envolvimento dentro de uma empresa. Para garantir esse sucesso é ideal construir-se uma boa estrutura, que motive e ofereça suporte ao time todo.
Comunicação eficaz sobre a mudança: Um dos maiores pontos de dor em empresas dos mais variados portes são justamente os ruídos na comunicação, que impedem o andamento de muitos projetos e, em casos mais agudos, impedem a evolução de toda a equipe.
Em um processo delicado como uma migração é imprescindível que haja uma comunicação clara envolvendo todas as etapas da mudança, passando pela valorização de papéis para destacar a importância de cada indivíduo e, claro, destacando como a mudança irá culminar na solução dos problemas mais relatados pela empresa enquanto grupo, além de simplificar tarefas diárias.
Mitigação de riscos: Toda mudança sempre tem riscos, e com a migração de CRM não é diferente. Entre alguns dos maiores pontos de atenção desse processo estão a perda de dados, possíveis interrupções no atendimento ao cliente e um impacto negativo nas vendas.
É dessa forma que as estratégias de gestão de mudanças podem trazer mais segurança para a migração, uma vez que podem evitar alguns desses problemas quando têm em sua essência a previsibilidade.
Foco na experiência do cliente: Os sistemas de CRM são fundamentais para gerenciar as interações com os clientes. Qualquer interrupção durante a migração pode afetar bruscamente esse atendimento, causando insatisfação, perda de negócios e gerando uma incerteza em relação à mudança.
Quais as vantagens da migração para o Hubspot CRM?
A migração para o HubSpot CRM pode trazer vários benefícios para uma empresa. O CRM é uma plataforma de gestão de relacionamento com o cliente baseada em nuvem, que oferece uma série de recursos avançados e integrações, tornando-o uma escolha atraente para empresas de diversos tamanhos e setores. Abaixo estão alguns dos principais benefícios da migração para o HubSpot CRM:
- Interface intuitiva: O HubSpot é conhecido por sua interface simples e intuitiva, o que facilita a navegação e o uso. Isso reduz a curva de aprendizado e permite que a equipe adote rapidamente o novo sistema.
- Integração de marketing e vendas: O HubSpot oferece uma integração perfeita entre suas ferramentas de marketing e vendas, permitindo que as equipes de ambos os departamentos compartilhem dados, acompanhem o progresso dos leads e coordenem esforços para converter mais clientes em potencial em clientes reais.
- Automação de tarefas: A plataforma permite a automação de marketing para várias tarefas, como envio de e-mails, acompanhamento de atividades, agendamento de reuniões e tarefas de acompanhamento. Essa automação economiza tempo para a equipe, tornando suas operações mais eficientes.
- Gerenciamento de pipeline: O HubSpot fornece uma visão clara e organizada do pipeline de vendas, permitindo que os representantes acompanhem o progresso dos negócios em diferentes estágios. Isso ajuda a identificar gargalos e oportunidades para melhorar a conversão de leads em clientes.
- Análise e relatórios: A plataforma oferece recursos avançados de análise e geração de relatórios, permitindo que a equipe identifique métricas-chave de desempenho, monitore o ROI de campanhas de marketing e acompanhe o sucesso das vendas. Isso ajuda na tomada de decisões mais informadas.
- Personalização e segmentação: O CRM permite segmentar os clientes em diferentes grupos com base em suas interações, comportamentos e preferências. Isso possibilita uma abordagem mais personalizada e direcionada para as campanhas de marketing e comunicação com os clientes.
- Integrações com outras ferramentas: O HubSpot possui um ecossistema de integrações com diversas outras ferramentas populares, como Instagram Business, contas de anúncio Facebook, Wordpress,Google, WhatsApp e Clickup, além de recursos para otimização como e-mail marketing, automação de marketing, chat ao vivo e muito mais. Isso proporciona uma experiência completa e personalizada para a empresa, melhorando a eficiência do trabalho.
- Atendimento ao cliente: O HubSpot também pode ser integrado ao HubSpot Service Hub, proporcionando uma solução completa de atendimento ao cliente. Isso permite gerenciar tickets, responder a perguntas dos clientes e fornecer suporte de maneira mais organizada e eficaz.
Esses benefícios tornam a migração para o HubSpot CRM uma escolha vantajosa para muitas empresas que desejam melhorar a gestão de relacionamento com o cliente, aumentar a eficiência das operações e aprimorar a experiência geral do cliente. No entanto, é importante lembrar que a migração e implementação HubSpot podem ser processos desafiadores, por isso é muito importante estabelecer estratégias de gestão de mudanças realmente eficientes para garantir uma transição tranquila e bem-sucedida.
Gestão de mudanças na prática: como realizar uma migração segura para o HubSpot?
A realização de uma migração segura para o CRM HubSpot, por exemplo, é essencial para garantir que seus dados sejam transferidos corretamente e que a transição para a nova plataforma ocorra de forma tranquila. Alguns dos principais passos a serem seguidos para realizar uma migração segura são:
- Análise e planejamento detalhados
Faça uma análise abrangente dos dados e informações que serão migrados para o HubSpot CRM. Identifique quais dados são relevantes e necessários para o novo sistema.
Defina os objetivos e metas da migração para garantir que a implementação atenda às necessidades específicas da sua empresa.
Monte uma equipe de migração responsável pela execução do processo. Essa equipe deve incluir membros com conhecimento profundo do sistema de origem e do HubSpot CRM.
- Faça um backup completo dos dados
Antes de iniciar a migração, é fundamental fazer um backup completo de todos os dados do sistema de CRM atual. Isso garantirá que, em caso de qualquer problema durante a migração, você possa restaurar os dados originais.
- Limpe e organize os dados
Faça uma revisão minuciosa dos dados para remover informações duplicadas, desatualizadas ou irrelevantes. A limpeza dos dados ajudará a manter a integridade do CRM e melhorar a qualidade dos dados no novo sistema.
- Utilize ferramentas de migração apropriadas
As opções disponíveis das integrações HubSpot podem facilitar a migração de dados de outros sistemas. Utilize essas ferramentas para garantir uma transferência eficiente e segura dos dados.
- Faça testes em ambiente de sandbox
Antes de migrar os dados em ambiente de produção, faça testes em um ambiente de sandbox para verificar a precisão e a consistência dos dados migrados. Isso permitirá que você identifique e resolva problemas antes da implementação final.
- Implemente a migração em etapas
Evite migrar todos os dados de uma só vez. Realize a migração em etapas, começando com os dados essenciais e mais críticos. Isso reduzirá o risco de problemas e facilitará a identificação de possíveis erros.
- Monitore a migração
Durante o processo de migração, monitore de perto o progresso e a integridade dos dados transferidos. Tenha uma equipe preparada para lidar com quaisquer problemas que possam surgir.
- Ofereça treinamento para a equipe
Após a migração, forneça treinamento adequado para a equipe sobre o uso do HubSpot. Certifique-se de que todos os usuários estejam familiarizados com as funcionalidades do sistema e saibam como utilizar os dados de forma eficaz.
- Realize auditorias periódicas
Realize auditorias regulares para garantir a qualidade contínua dos dados no CRM HubSpot. Isso ajudará a identificar e corrigir quaisquer problemas ou lacunas que possam surgir ao longo do tempo.
- Conte com o suporte de um parceiro especializado
Outra ação que sempre traz mais conforto para mudanças como uma migração é a possibilidade de contar com um suporte especial, geralmente oferecido por consultorias especializadas e parceiras Hubspot.
Esses profissionais trazem para o processo sua experiência para auxiliar na elaboração de estratégias para a gestão das mudanças, além de ajudarem a garantir uma migração bem-sucedida e segura.
A vantagem de parcerias com consultorias como a Tropical Hub é o fato de ter à disposição uma equipe de orientadores para fornecer treinamentos ao time, possibilitando a constante atualização e ampliação de eficiência do novo sistema.
Seguindo esses passos, seu processo de migração e implementação HubSpot certamente terá uma evolução muito positiva, com adesão grande da equipe. Quando somado a isso, há o forte envolvimento de uma consultoria HubSpot especializada para guiar sua jornada, esses passos se tornam ainda mais tranquilos.