Gestão de mudanças eficaz: dicas para uma migração HubSpot segura

Migrar de um sistema de CRM para outro é uma tarefa desafiadora, principalmente quando falamos sobre empresas de grande porte. A migração de CRM é um processo transformador, que pode envolver a dedicação de  diversas equipes e indivíduos, como marketing, vendas, serviços e operações de CRM. Em muitos casos, até mesmo as altas lideranças são envolvidas no processo a fim de garantir que cada etapa seja desenvolvida da melhor forma possível.

Como a criação de estratégias para a gestão de mudanças pode ajudar?

O ponto focal em uma migração sempre será a forma como ele corre. Por essa razão elaborar estratégias de gestão de mudanças é o que poderá trazer mais segurança para os envolvidos.

É importante ressaltar que essa transição não se trata apenas de uma mudança em um software, mas de transformar processos, fluxos de trabalho e, principalmente, a cultura da organização. Durante o processo de migração, é crucial considerar e abordar os seguintes aspectos da gestão de mudanças:


Diminuição da resistência a mudanças: É parte da natureza humana apresentar resistência a alguma mudança. O novo sempre nos causa algum estranhamento e desconfiança, especialmente quando isso afeta suas rotinas diárias. Dar atenção às pessoas no processo de gestão de mudanças pode ajudar a minimizar a resistência dos usuários, aumentando assim a chance de sucesso no processo.

Incentivo à adesão de cada usuário: O sucesso na transição entre plataformas de CRM está diretamente ligado à sua taxa de adesão e envolvimento dentro de uma empresa. Para garantir esse sucesso é ideal construir-se uma boa estrutura, que motive e ofereça suporte ao time todo. 

Comunicação eficaz sobre a mudança: Um dos maiores pontos de dor em empresas dos mais variados portes são justamente os ruídos na comunicação, que impedem o andamento de muitos projetos e, em casos mais agudos, impedem a evolução de toda a equipe. 
Em um processo delicado como uma migração é imprescindível que haja uma comunicação clara envolvendo todas as etapas da mudança, passando pela valorização de papéis para destacar a importância de cada indivíduo e, claro, destacando como a mudança irá culminar na solução dos problemas mais relatados pela empresa enquanto grupo, além de simplificar tarefas diárias.

Mitigação de riscos: Toda mudança sempre tem riscos, e com a migração de CRM não é diferente. Entre alguns dos maiores pontos de atenção desse processo estão a perda de dados, possíveis interrupções no atendimento ao cliente e um impacto negativo nas vendas. 
É dessa forma que as estratégias de gestão de mudanças podem trazer mais segurança para a migração, uma vez que podem evitar alguns desses problemas quando têm em sua essência a previsibilidade. 

Foco na experiência do cliente: Os sistemas de CRM são fundamentais para gerenciar as interações com os clientes. Qualquer interrupção durante a migração pode afetar bruscamente esse atendimento, causando insatisfação, perda de negócios e gerando uma incerteza em relação à mudança.

Quais as vantagens da migração para o Hubspot CRM?

A migração para o HubSpot CRM pode trazer vários benefícios para uma empresa. O CRM é uma plataforma de gestão de relacionamento com o cliente baseada em nuvem, que oferece uma série de recursos avançados e integrações, tornando-o uma escolha atraente para empresas de diversos tamanhos e setores. Abaixo estão alguns dos principais benefícios da migração para o HubSpot CRM:

• Interface intuitiva: O HubSpot é conhecido por sua interface simples e intuitiva, o que facilita a navegação e o uso. Isso reduz a curva de aprendizado e permite que a equipe adote rapidamente o novo sistema.

• Integração de marketing e vendas: O HubSpot oferece uma integração perfeita entre suas ferramentas de marketing e vendas, permitindo que as equipes de ambos os departamentos compartilhem dados, acompanhem o progresso dos leads e coordenem esforços para converter mais clientes em potencial em clientes reais.

• Automação de tarefas: A plataforma permite a automação de marketing para várias tarefas, como envio de e-mails, acompanhamento de atividades, agendamento de reuniões e tarefas de acompanhamento. Essa automação economiza tempo para a equipe, tornando suas operações mais eficientes.

• Gerenciamento de pipeline: O HubSpot  fornece uma visão clara e organizada do pipeline de vendas, permitindo que os representantes acompanhem o progresso dos negócios em diferentes estágios. Isso ajuda a identificar gargalos e oportunidades para melhorar a conversão de leads em clientes.

• Análise e relatórios: A plataforma oferece recursos avançados de análise e geração de relatórios, permitindo que a equipe identifique métricas-chave de desempenho, monitore o ROI de campanhas de marketing e acompanhe o sucesso das vendas. Isso ajuda na tomada de decisões mais informadas.
  

• Personalização e segmentação: O CRM  permite segmentar os clientes em diferentes grupos com base em suas interações, comportamentos e preferências. Isso possibilita uma abordagem mais personalizada e direcionada para as campanhas de marketing e comunicação com os clientes.

• Integrações com outras ferramentas: O HubSpot possui um ecossistema de integrações com diversas outras ferramentas populares, como Instagram Business, contas de anúncio Facebook, Wordpress,Google, WhatsApp e Clickup, além de recursos para otimização como e-mail marketing, automação de marketing, chat ao vivo e muito mais. Isso proporciona uma experiência completa e personalizada para a empresa, melhorando a eficiência do trabalho.

• Atendimento ao cliente: O HubSpot também pode ser integrado ao HubSpot Service Hub, proporcionando uma solução completa de atendimento ao cliente. Isso permite gerenciar tickets, responder a perguntas dos clientes e fornecer suporte de maneira mais organizada e eficaz.

Esses benefícios tornam a migração para o HubSpot CRM uma escolha vantajosa para muitas empresas que desejam melhorar a gestão de relacionamento com o cliente, aumentar a eficiência das operações e aprimorar a experiência geral do cliente. No entanto, é importante lembrar que a migração e implementação HubSpot podem ser processos desafiadores, por isso é muito importante estabelecer estratégias de gestão de mudanças realmente eficientes para garantir uma transição tranquila e bem-sucedida.

1. Análise e planejamento detalhados
   Faça uma análise abrangente dos dados e informações que serão migrados para o HubSpot CRM. Identifique quais dados são relevantes e necessários para o novo sistema.
   Defina os objetivos e metas da migração para garantir que a implementação atenda às necessidades específicas da sua empresa.
   Monte uma equipe de migração responsável pela execução do processo. Essa equipe deve incluir membros com conhecimento profundo do sistema de origem e do HubSpot CRM.
2. Faça um backup completo dos dados
   Antes de iniciar a migração, é fundamental fazer um backup completo de todos os dados do sistema de CRM atual. Isso garantirá que, em caso de qualquer problema durante a migração, você possa restaurar os dados originais.
   
3. Limpe e organize os dados
   Faça uma revisão minuciosa dos dados para remover informações duplicadas, desatualizadas ou irrelevantes. A limpeza dos dados ajudará a manter a integridade do CRM e melhorar a qualidade dos dados no novo sistema.
4. Utilize ferramentas de migração apropriadas
   As opções disponíveis das integrações HubSpot podem facilitar a migração de dados de outros sistemas. Utilize essas ferramentas para garantir uma transferência eficiente e segura dos dados.
5. Faça testes em ambiente de sandbox
   Antes de migrar os dados em ambiente de produção, faça testes em um ambiente de sandbox para verificar a precisão e a consistência dos dados migrados. Isso permitirá que você identifique e resolva problemas antes da implementação final.
   
6. Implemente a migração em etapas
   Evite migrar todos os dados de uma só vez. Realize a migração em etapas, começando com os dados essenciais e mais críticos. Isso reduzirá o risco de problemas e facilitará a identificação de possíveis erros.
   
7. Monitore a migração
   Durante o processo de migração, monitore de perto o progresso e a integridade dos dados transferidos. Tenha uma equipe preparada para lidar com quaisquer problemas que possam surgir.
8. Ofereça treinamento para a equipe
   Após a migração, forneça treinamento adequado para a equipe sobre o uso do HubSpot. Certifique-se de que todos os usuários estejam familiarizados com as funcionalidades do sistema e saibam como utilizar os dados de forma eficaz.
9. Realize auditorias periódicas
   Realize auditorias regulares para garantir a qualidade contínua dos dados no CRM HubSpot. Isso ajudará a identificar e corrigir quaisquer problemas ou lacunas que possam surgir ao longo do tempo.
10. Conte com o suporte de um parceiro especializado
    Outra ação que sempre traz mais conforto para mudanças como uma migração é a possibilidade de contar com um suporte especial, geralmente oferecido por consultorias especializadas e parceiras Hubspot.
    
    Esses profissionais trazem para o processo sua experiência para auxiliar na elaboração de estratégias para a gestão das mudanças, além de ajudarem a garantir uma migração bem-sucedida e segura.
    
    A vantagem de parcerias com consultorias como a Tropical Hub é o fato de ter à disposição uma equipe de orientadores para fornecer treinamentos ao time, possibilitando a constante atualização e ampliação de eficiência do novo sistema.

Seguindo esses passos, seu processo de migração e implementação HubSpot certamente terá uma evolução muito positiva, com adesão grande da equipe. Quando somado a isso, há o forte envolvimento de uma consultoria HubSpot especializada para guiar sua jornada, esses passos se tornam ainda mais tranquilos.