Melhores práticas para uma migração de dados de CRM eficaz

Informações detalhadas sobre leads e clientes são um dos ativos mais valiosos para as empresas. Isso porque quanto mais conhecimento sobre os contatos, mais assertividade nas comunicações e promoções. No entanto, essa interação personalizada demanda extrema atenção para não cometer equívocos na hora da montagem da estratégia e ativação de campanhas.

Por isso, as plataformas de Customer Relationship Manager (CRM) são indispensáveis para armazenar, organizar e automatizar ações com os dados dos contatos. Contudo, esses softwares devem comportar as operações da empresa e fornecer as features suficientes para atingir os objetivos de negócio. Portanto, quando o CRM está obsoleto, é preciso fazer a migração de dados para um software ainda mais poderoso. Mas como?


Por que fazer migração de dados de CRM?

Imagine que seu CRM é limitado em recursos, como por exemplo automação de marketing, mas sua empresa está crescendo rápido demais. Sua equipe teria medo de prospectar para não obstruir a plataforma utilizada, ou investiria em uma nova tecnologia, mais robusta e segura? Certamente, a segunda opção é a que garante o sucesso do negócio. 

Ao implementar uma nova plataforma, é indispensável realizar a migração de dados de CRM, preservando todo o histórico de interações com clientes, detalhes de transações e preferências. Isso garante a continuidade das operações comerciais sem que haja impactos perceptíveis na comunicação. Além disso, a migração é fundamental para melhorar a eficiência, garantir a precisão dos dados e facilitar a adoção do novo software pelos usuários. 

É necessário, ainda, ressaltar que esse processo deve ser conduzido com segurança, protegendo a integridade e a confidencialidade das informações.

Quais as vantagens da migração de dados de CRM?

Realizar a migração de dados permite que todas as informações sobre ações tomadas para chegar aonde a empresa chegou sejam mantidas. Isso significa que detalhes sobre clientes, troca de mensagens, preferências, dados demográficos, entre outros pontos estratégicos são transferidos a uma ferramenta adequada em um momento ideal para a empresa.

Ao fazer isso, as equipes podem notar vantagens como:

• Consolidação e organização: ao migrar dados dispersos em diferentes softwares para um CRM robusto, é possível consolidar todas as informações em uma única plataforma, facilitando o acesso e a organização.

• Aumento na eficiência: com os dados centralizados e acessíveis, as equipes podem trabalhar de forma mais eficiente, pois ganham um overview rápido sobre as informações estratégicas. Isso economiza tempo na busca por informações e reduz redundâncias.

• Melhor tomada de decisão: ter acesso a dados e relatórios precisos e atualizados ajuda na análise de desempenho, identificação de tendências e na tomada de decisões estratégicas mais informadas.

• Relacionamento com o cliente: ao possuir um histórico centralizado e completo sobre interações e preferências dos contatos, as equipes podem oferecer um atendimento mais personalizado e eficaz, melhorando o relacionamento com o cliente.

• Facilitação da adoção do novo software: garantir uma migração bem-sucedida ajuda a facilitar a transição dos usuários para o novo software, minimizando interrupções nas operações e ampliando o retorno sobre o investimento (ROI).

• Redução de custos: a migração de dados eficiente pode ajudar a reduzir custos associados à manutenção de softwares obsoletos e à duplicação de esforços na busca por informações dispersas, uma vez que a tendência é centralizar o máximo de informações em uma única plataforma. 
  
  

8 dicas para realizar uma migração eficaz

Para garantir o sucesso da migração de dados de CRM, é importante seguir algumas práticas recomendadas, a fim de evitar perda de informações ou equívocos técnicos. Veja as dicas:


1. Faça um levantamento de dados: entenda quais dados precisam ser migrados e como eles estão estruturados no software atual.

2. Estude sobre as abordagens de migração e escolha a mais adequada: cada empresa tem requisitos únicos, portanto, adapte o processo de migração de acordo com suas necessidades, objetivos e prazos.

3. Envolva todas as equipes interessadas: garanta que todos os profissionais que irão utilizar a plataforma estejam envolvidos na migração, acompanhando o processo.

4. Realize a limpeza de dados: antes da migração, dedique tempo para limpar e organizar os dados, corrigindo inconsistências e eliminando duplicidades.

5. Realize testes: para se certificar de que a migração de dados será bem sucedida, faça simulações para verificar a integridade e a precisão das informações no novo software.

6. Faça backup: mantenha cópias de backup dos dados originais para evitar perdas durante o processo de migração, garantindo segurança caso algum imprevisto aconteça. 

7. Verifique os dados após a migração: mesmo com os testes e o backup, é indispensável revisar os dados depois do processo. A verificação cuidadosa tem como objetivo certificar de que todos tenham sido transferidos corretamente e que nenhuma informação importante tenha sido perdida.

8. Treine as equipes: ao implementar uma nova ferramenta, os profissionais precisam se habituar e ganhar expertise sobre suas features. Para isso, ofereça treinamentos e suporte adequados para garantir que a equipe esteja preparada para utilizar o novo software de CRM de forma eficaz.


Potencialize os resultados da sua migração de dados

Além de seguir as melhores práticas e dicas mencionadas acima, é essencial que as empresas busquem suporte especializado ao realizar a migração de dados de CRM. Consultorias especializadas, como a Tropical Hub, especialista em implementação HubSpot, oferecem expertise e experiência necessárias para garantir uma migração bem sucedida, minimizando riscos e maximizando os benefícios. 

Sua equipe não precisa ter receio de trocar de plataforma de CRM. Ao contar com o apoio de profissionais qualificados, as empresas podem potencializar os resultados da migração, garantindo uma transição suave e eficiente para o novo software e aproveitando as novas tecnologias para crescer mais e melhor.

Se você quer conhecer mais sobre a plataforma HubSpot e como uma gestão de mudanças realizada de forma segura pode promover uma verdadeira transformação digital em sua empresa, leia outros conteúdos em nosso blog.