Como criar fluxos de trabalho no Operations Hub HubSpot

Quanto mais contatos, mais jornadas e pontos de comunicação. Empresas com uma base de dados robusta têm o desafio de administrar múltiplos canais sem impactar negativamente a experiência do cliente. Nesse sentido, o melhor caminho são as automações programadas para evitar atritos.

De olho nisso, o CRM HubSpot possui uma ferramenta totalmente dedicada à otimização de dados - o Operations Hub. Com esse recurso poderoso, é possível personalizar códigos para adaptar as automações de marketing e vendas com base no que sua empresa precisa. Por isso, reunimos as etapas para integrar os fluxos de trabalho (workflows) no Ops Hub com praticidade e eficiência. 

Tipos de fluxos de trabalho no Operations Hub

Para qualquer tipo de interação, é possível criar fluxos de trabalho automatizados em HubSpot. Os gatilhos, critérios e ações podem ser programados com base nos objetivos da empresa em diferentes áreas, como marketing e vendas. Para facilitar a visualização das possibilidades, reunimos alguns exemplos de fluxos de trabalho comumente utilizados pelas equipes:

• Sequência de e-mails: quando um lead preenche um formulário de download de material rico, por exemplo, pode ser acionado o envio de e-mails relacionados ao assunto do guia.
  
  
• Segmentação de contatos: é possível definir critérios sobre os estágios da jornada, e os leads que atenderem às características serão classificados no pipeline automaticamente.
  
  
• Notificações internas: quando uma venda é aprovada, por exemplo, é possível programar o envio de mensagens automáticas às equipes responsáveis pelo faturamento. 
  
  
• Limpeza de dados: é possível manter os dados de contato limpos e organizados com base nos critérios adotados pela empresa e, assim, evitar atrito de comunicação com leads.

Enfim, reunimos apenas quatro exemplos, mas são incontáveis as possibilidades de automações. O importante, porém, é entender a lógica por trás da montagem e como criá-la em HubSpot. 

1. Escolha o objeto e o tipo do fluxo de trabalho

   É possível criar um workflow do zero ou aproveitar algum modelo pronto da HubSpot, apenas editando os dados necessários. Depois, será necessário definir os objetos que farão parte da sua sequência, que podem ser contatos, empresas, tickets, entre outros. Assim, você configura quais tipos de dados poderão ser usados naquela automação específica.

2. Defina os gatilhos

   Para entrar na sequência, o objeto definido deve executar alguma ação - e é ela que deverá ser programada neste momento. Por exemplo, o objeto “contato” pode entrar no workflow ao clicar em um CTA de e-mail solicitando um orçamento - logo, esse é o gatilho para as ações seguintes. 

3. Adicione as ações da sequência

   Assim que o objeto aciona o gatilho, existem uma série de acontecimentos que se sucedem. Além das ações, questões como periodicidade, tempo de intervalo, critérios e bifurcações também entram na sequência. Por exemplo, em um fluxo de e-mails, pode haver um momento em que é programada uma condição de que 1) se o contato clicou no CTA do e-mail X, é direcionado para uma central de atendimento; e 2) se o contato não clicou no CTA do mesmo e-mail X, outra mensagem é enviada como reforço. 

4. Gerencie as configurações

   Nessa etapa, é possível configurar dias e horários para o workflow rodar. Por exemplo: selecionar apenas dias úteis para as ações acontecerem. Além disso, é o momento de programar as devidas notificações internas e definir critérios de desligamento da sequência. 

5. Inicie o fluxo

   Não se esqueça de revisar detalhadamente. Após a ativação, o ideal é acompanhar o workflow para verificar se seu funcionamento está adequado. Para isso, é necessário encontrar a sequência na aba "fluxos de trabalho” da HubSpot. Se houver erros, o próprio software CRM irá alertar.

As integrações nos fluxos de trabalho

Além das ações operadas dentro da própria plataforma HubSpot, os workflows permitem acionar tarefas de qualquer ferramenta que esteja integrada ao software CRM. Por exemplo, se a empresa utiliza o Slack para se comunicar, basta selecionar as funções desejadas para automação e a sequência de mensagens será feita e acompanhada a partir de um mesmo lugar.

Isso significa que, mesmo que a empresa utilize múltiplas ferramentas, é possível administrá-las via HubSpot. Para isso, o primeiro passo é saber se o sistema possui integração nativa com a plataforma - basta procurá-lo no marketplace para verificar. 

Caso não possua, deverá ser feito um código personalizado pelo Operations Hub -  e o time de desenvolvedores da Tropical Hub pode ajudar nessa hora! De uma maneira ou de outra, feita a integração, fato é que suas tarefas estarão centralizadas, facilitando a rotina das equipes e acompanhamento de resultado. 

Saiba mais como o Operations Hub pode ajudar sua empresa

Automatize processos e não se esqueça de analisá-los!

Quando as tarefas de recorrência são automatizadas, sobra mais tempo para acompanhar a performance, analisar resultados e aprimorar estratégias. Desde a parte técnica até a análise crítica, a equipe Tropical pode te ajudar na ativação e otimização de workflows com as integrações que você desejar!