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SALESFORCE TO HUBSPOT MIGRATION

Instituição de Ensino elege o CRM HubSpot como central de dados e relacionamento com mais de 50 mil escolas em todo o Brasil.

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PROJETO

Migração do Salesforce, em utilização há mais de 10 anos, para o HubSpot.

CLIENTE

Sistema Etapa fornece Materiais didáticos e metodologia de ensino em instituições do país.

DESAFIOS

Falta de visibilidade de dados impedia uma boa estratégia de relacionamento.

SOLUÇÕES

Implementação, customização, automação e atividades das equipes com Sales Hub.

CLIENTE

NECESSIDADE DE MODERNIZAÇÃO

O Sistema Etapa já utilizava o Salesforce há mais de 10 anos em um processo consolidado de vendas. Com com um time de mais de 30 especialistas na operação, as ações estavam engessadas, e o tempo de customização era alto e custoso.

A opção pelo HubSpot veio do conhecimento da proposta de simplificação e alta adesão do seu CRM de vendas. Diante disso, nossa missão incluía:


  • Migração de todo o histórico de anos do Salesforce ao HubSpot, de modo a organizar as bases e anos de histórico do cliente;
  • Mais visibilidade dos estágios de vendas, dados das oportunidades e performance do time;
  • Manutenção das regras de negócio e estudo de novas oportunidades de otimização;
  • Módulo de vendas e CRM completos e suficientes para as operações, com alta customização para mitigar erros humanos.

 

DESAFIOS

GERAR VISIBILIDADE SOBRE O PROCESSO DE VENDAS COM CENTENAS DE DADOS


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O Sistema Etapa precisava tornar seu processo de vendas mais claro. Como integrar todas as informações de cadastro de escolas, controle de visitas, envios de material e gestão de contratos acumulados ao longo desse tempo sem perder os dados históricos?

Além disso, como garantir o bom trabalho dos mais de 30 profissionais da empresa na hora de vender seus serviços, deixando o cenário mais exato possível para evitar possíveis erros humanos?
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Instituição de ensino elege o CRM HubSpot como central de dados

 

A equipe estava insatisfeita com a falta de flexibilidade de sua antiga ferramenta CRM (Salesforce). Foi nesse momento que nós entramos em ação para solucionar os problemas do cliente com a HubSpot.

FUNDO-DEPOIMENTO
SOLUÇÕES

MIGRAÇÃO E CUSTOMIZAÇÃO HUBSPOT

Para alcançar os objetivos, segmentamos o projeto em fases:

1
Import de bases e engajamentos via API;
2
Criação e parametrização de mais de 1000 propriedades de objetos;
3
Criação de Fluxos de aprovação via Playbooks, tarefas e Objetos Customizados.

Elevamos a utilização dos playbooks a outro patamar, criando, através deles, fluxos de aprovação e notificação entre os diferentes personagens ativos dentro de uma oportunidade, desde a prospecção, até o fechamento de contrato e atendimento.

Para inserir as informações de clientes à plataforma, utilizamos as automações nativas HubSpot juntamente com nosso data warehouse para manipulação e parametrização dos dados. Desse modo, a operação ficou padronizada.

Em síntese, nosso time de especialistas HubSpot atuou com:

  • Desenvolvimento de 3 custom objects para regiões, ciclos de interesse e ações/relatórios;
  • Transformação dos playbooks (recursos de vendas) em objetos para garantir a padronização dos dados das atividades de prospecção e vendas.
  • Módulo de Sales Enterprise para 30 usuários + 3 custom objects + Data Warehouse dedicado;
  • Data Warehouse e utilização das APIs HubSpot para customização de aprovação de tarefas de dados de forma padronizada.

  • Alertas e notificações para controle e gestão de inúmeras regras de negócio automatizadas na HubSpot, da prospecção até o atendimento de clientes;
  • Fluxos de controle de datas, alertas de ações incorretas e aprovações por níveis hierárquicos, totalmente customizadas através das automações.
CUSTOMIZAÇÕES

FEATURES HUBSPOT UTILIZADOS

Utilizando todas as possibilidades do HubSpot, fomos capazes de atender 100% das demandas do negócio.
3 custom objects
3 objetos customizados para melhor parametrizar mais de 50 mil escolas em todo o Brasil.

Objetos customizados para melhor parametrização

 

675 workflows parametrizados
Alertas, fluxos, aprovações e histórico de anos, migrados para os objetos e engajamentos HubSpot.

Fluxos de trabalho aprimorados

 

Registros de atividades
Objetos parametrizados para postagem de relatórios que vão desde a visita comercial até confecção de contrato.

Melhoria no registro de informações

 

DW Customizado
Utilizando todas as possibilidades do HubSpot, fomos capazes de atender 100% das demandas do negócio.

Demanda atendida com customizações de ponta a ponta

 

Migração de Dados
Mais de 18 mil registros migrados, separados por tipo de ação.

Dados migrados com sucesso

 

Sidebar customizada
Customização de seções condicionais para visibilidade de dados de acordo com a ação.

Todas as ações parametrizadas de acordo com a demanda

 

RESULTADOS

VISIBILIDADE COMPLETA

Com migração e implementação inicial HubSpot realizada em apenas 6 meses, ficou mais fácil para a equipe Etapa operar seus processos de vendas.

Ao migrar, reorganizar e customizar de forma padronizada as informações no HubSpot, garantimos visibilidade completa de vendas ano a ano, otimizando os processos de tomada de ação.
Facilidade na visualização de dados e informações

Além disso, com regras de negócio bem definidas, as tarefas foram automatizadas, evitando erros humanos e retrabalho.

A equipe do Sistema Etapa ganhou autonomia para fazer ajustes contínuos e alterações, porque todos os dados se tornaram de fácil alcance e interpretação, gerando mais agilidade e eficiência nas operações. 

  • Dados centralizados;
  • Rápida adesão operacional;
  • Possibilidade de melhoria contínua
  • Grande redução do retrabalho;
CONCLUSÃO

DADOS PRESERVADOS E ADESÃO DAS EQUIPES

Os dados e operações padronizados propiciaram resultados precisos. Com a HubSpot, as operações foram otimizadas e as demandas por customização atendidas, mantidas em constante aperfeiçoamento lado a lado com os avanços da tecnologia.

Sistema Etapa pôde então inaugurar um novo momento com a utilização do HubSpot, planejando para o futuro próximo a integração com os módulos de marketing e atendimento, para um ecossistema completo.