Case Sistema Etapa: otimizando processo de tomada de decisão com CRM

PROJETO

Migração do Salesforce, em utilização há mais de 10 anos, para o HubSpot.

CLIENTE

Sistema Etapa fornece Materiais didáticos e metodologia de ensino em instituições do país.

DESAFIOS

Falta de visibilidade de dados impedia uma boa estratégia de relacionamento.

SOLUÇÕES

Implementação, customização, automação e atividades das equipes com Sales Hub.

CLIENTE

NECESSIDADE DE MODERNIZAÇÃO

O Sistema Etapa já utilizava o Salesforce há mais de 10 anos em um processo consolidado de vendas. Com com um time de mais de 30 especialistas na operação, as ações estavam engessadas, e o tempo de customização era alto e custoso.

A opção pelo HubSpot veio do conhecimento da proposta de simplificação e alta adesão do seu CRM de vendas. Diante disso, nossa missão incluía:

Migração de todo o histórico de anos do Salesforce ao HubSpot, de modo a organizar as bases e anos de histórico do cliente;
Mais visibilidade dos estágios de vendas, dados das oportunidades e performance do time;
Manutenção das regras de negócio e estudo de novas oportunidades de otimização;
Módulo de vendas e CRM completos e suficientes para as operações, com alta customização para mitigar erros humanos.

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O Sistema Etapa precisava tornar seu processo de vendas mais claro. Como integrar todas as informações de cadastro de escolas, controle de visitas, envios de material e gestão de contratos acumulados ao longo desse tempo sem perder os dados históricos?

Além disso, como garantir o bom trabalho dos mais de 30 profissionais da empresa na hora de vender seus serviços, deixando o cenário mais exato possível para evitar possíveis erros humanos?
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Instituição de ensino elege o CRM HubSpot como central de dados

aspas-tropicais
O desafio foi migrar uma enorme quantidade de dados já coletados pelo Sistema Etapa ao longo dos anos à HubSpot, reorganizar as listas e processos através da plataforma e automatizar as ações, nossa equipe precisou customizar objetos e features nativos para atender às demandas da operação.

Além disso, traduzir as features obsoletas do Salesforce em formatos mais modernos e dinâmicos, representados pelo HubSpot Sales.

Bruno Amico HUBSPOT SPECIALIST & CO-FOUNDER TROPICAL HUB

SOLUÇÕES

MIGRAÇÃO E CUSTOMIZAÇÃO HUBSPOT

Para alcançar os objetivos, segmentamos o projeto em fases:

Import de bases e engajamentos via API;

Criação e parametrização de mais de 1000 propriedades de objetos;

Criação de Fluxos de aprovação via Playbooks, tarefas e Objetos Customizados.

Elevamos a utilização dos playbooks a outro patamar, criando, através deles, fluxos de aprovação e notificação entre os diferentes personagens ativos dentro de uma oportunidade, desde a prospecção, até o fechamento de contrato e atendimento.

Para inserir as informações de clientes à plataforma, utilizamos as automações nativas HubSpot juntamente com nosso data warehouse para manipulação e parametrização dos dados. Desse modo, a operação ficou padronizada.

Em síntese, nosso time de especialistas HubSpot atuou com:

Desenvolvimento de 3 custom objects para regiões, ciclos de interesse e ações/relatórios;
Transformação dos playbooks (recursos de vendas) em objetos para garantir a padronização dos dados das atividades de prospecção e vendas.
Módulo de Sales Enterprise para 30 usuários + 3 custom objects + Data Warehouse dedicado;

Data Warehouse e utilização das APIs HubSpot para customização de aprovação de tarefas de dados de forma padronizada.
Alertas e notificações para controle e gestão de inúmeras regras de negócio automatizadas na HubSpot, da prospecção até o atendimento de clientes;
Fluxos de controle de datas, alertas de ações incorretas e aprovações por níveis hierárquicos, totalmente customizadas através das automações.

RESULTADOS

VISIBILIDADE COMPLETA

Com migração e implementação HubSpot inicial realizada em apenas 6 meses, ficou mais fácil para a equipe Etapa operar seus processos de vendas.

Ao migrar, reorganizar e customizar de forma padronizada as informações no HubSpot, garantimos visibilidade completa de vendas ano a ano, otimizando os processos de tomada de ação.

Além disso, com regras de negócio bem definidas, as tarefas foram automatizadas, evitando erros humanos e retrabalho.

A equipe do Sistema Etapa ganhou autonomia para fazer ajustes contínuos e alterações, porque todos os dados se tornaram de fácil alcance e interpretação, gerando mais agilidade e eficiência nas operações.

CONCLUSÃO

DADOS PRESERVADOS E ADESÃO DAS EQUIPES

Os dados e operações padronizados propiciaram resultados precisos. Com a HubSpot, as operações foram otimizadas e as demandas por customização atendidas, mantidas em constante aperfeiçoamento lado a lado com os avanços da tecnologia.

Sistema Etapa pôde então inaugurar um novo momento com a utilização do HubSpot, planejando para o futuro próximo a integração com os módulos de marketing e atendimento, para um ecossistema completo.

Salesforce to HubSpot Migration

NECESSIDADE DE MODERNIZAÇÃO

GERAR VISIBILIDADE SOBRE O PROCESSO DE VENDAS COM CENTENAS DE DADOS

MIGRAÇÃO E CUSTOMIZAÇÃO HUBSPOT

FEATURES HUBSPOT UTILIZADOS

VISIBILIDADE COMPLETA

DADOS PRESERVADOS E ADESÃO DAS EQUIPES