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Tropical Hub 5 de Junho de 2023 4 min de leitura

7 processos de Check-UP HubSpot para adotar com sua equipe

O software CRM HubSpot oferece inúmeras possibilidades aos seus usuários - e disso você já sabe. Mas será que você e sua equipe estão aproveitando ao máximo as ferramentas dos hubs? Como estão os updates da ferramenta? Será que seu portal está sob uma organização máxima, com dados limpos e otimizados?


Independente do plano e do hub contratados, se sua empresa é usuária do software há, pelo menos, 6 meses, significa que está na hora de fazer um Check-Up HubSpot. Essa vistoria deve ser periódica, pois ela garante que seu portal será mantido limpo e atualizado. Para aproveitar a potência do CRM, é essencial fazer as revisões e estudar os lançamentos. Vamos entender o que você pode fazer para adotar essa nova rotina?


Importância de um portal organizado

Um portal HubSpot organizado significa: 

  • Dados limpos, sincronizados e atualizados.
  • Capacidade de uso de ferramentas bem explorada.


Ou seja, as informações contidas no portal devem ser as necessárias para sua estratégia - nem a mais, nem a menos - bem como devem estar segmentadas de maneira correta. Além disso, para potencializar seu HubSpot, é essencial se manter em dia com as atualizações.

Com um portal organizado, sua empresa atinge os resultados esperados sem dor. Isso significa que, além de concluir metas estipuladas - e, quem sabe, superá-las - a rotina dos profissionais se torna tranquila, uma vez que o CRM HubSpot deve ser um facilitador de tarefas. Por isso, é tão importante o Check-Up e otimização.


7 processos de Check-Up HubSpot

O Check-Up é essencial para diagnosticar o que pode ser melhorado no seu portal HubSpot. Para te ajudar nessa tarefa periódicas, separamos processos essenciais:

  1. Limpeza de listas de contatos conforme necessidade
    É muito comum que, ao longo de um projeto, sejam criadas inúmeras listas. No entanto, pode acontecer de segmentações muito semelhantes serem abertas, deixando informações duplicadas. Além disso, há listas que podem ser pertinentes em alguma sazonalidade e, depois, perdem o sentido de serem mantidas. 

    Para evitar problemas, faça análises cautelosas sobre quais listas podem ser excluídas ou condensadas a outras segmentações muito semelhantes. Isso também vale para contatos duplicados ou inativos. Ao manter a rotina de limpeza, o acúmulo e o trabalho são menores.

  2. Revisão de workflows
    Assim como as listas, pode ser que algumas sequências automatizadas tenham sido criadas apenas para alguma sazonalidade. Nesses casos, o ideal é excluir os workflows, mantendo apenas os ativos em seu projeto. Outro ponto importante diz respeito a questões técnicas, afinal, podem ocorrer problemas na automação - os famosos “bugs” - que devem ser corrigidos o quanto antes. Por isso, não deixe de revisar as réguas para se certificar de que está tudo correndo bem.

  3. Atualização de relatórios e painéis
    Os planos e preços HubSpot possuem um limite de armazenamento de dados para a construção de relatórios. Para evitar que seja excedido, é fundamental avaliar como estão seus painéis e informações contidas neles - provavelmente, você encontrará algo para limpar. Além da questão de liberação de espaço, essa rotina garante análises mais precisas, uma vez que apenas o essencial será mostrado nos dashboards. 

  4. Revisão de pipelines do Sales Hub
    As pipelines de venda podem estar repletas de processos antigos, que já não têm mais sentido serem mantidos em registro. Além disso, a estratégia deve ser constantemente aprimorada, e isso implica no funil de vendas. Certifique-se de que ele está completo em etapas e, caso contrário, faça os acréscimos necessários.

  5. Conferência de negócios pendentes
    Os negócios pendentes, principalmente os de longa data, tornam sua pipeline confusa e obstruída de informações. Para evitar que isso aconteça, confira se vale a pena manter aquele lead registrado. É mais eficaz focar nos prospects ativos do que em negociações paradas - mesmo aquelas em fase final. 

  6. Confirmação sobre os tickets do Service Hub
    A maneira mais simples de revisar como estão as interações com seus contatos é por meio do relatório. Confira se não há respostas em a ver - tanto da sua equipe, quanto do próprio contato - e se há tickets sinalizados como pendentes em revisão. Esses indicativos podem, inclusive, te ajudar no Check-Up HubSpot de contatos, uma vez que fornece insights sobre pessoas que não interagem há muito tempo e podem estar sobrecarregando seu CRM.

  7. Atualização por meio dos artigos do Knowledge Base
    Disponível para portais Professional e Enterprise, os artigos do Knowledge Base HubSpot são como tutoriais para uso da plataforma. É indispensável consultá-lo, principalmente quando novas ferramentas são lançadas. 


Como a Tropical Hub pode auxiliar no seu Check-Up HubSpot

A Tropical Hub é uma empresa de consultoria estratégica e técnica. Desde a implementação HubSpot até a manutenção, podemos ajudar a manter seu portal sempre limpo e sua equipe preparada para utilizar os recursos do CRM em totalidade. Para isso, seguimos alguns processos:

 

  • Organização e customização de objetos, propriedades, listas e automações;
  • Documentação das configurações implementadas;
  • Configuração de permissões de usuários e times;
  • Capacitação e apoio operacional para os times na utilização do portal HubSpot (sob demanda);
  • Limpeza, higienização da base, contatos, listas, propriedades.


Faça o Check-Up HubSpot com os especialistas da Tropical Hub!

O Check-Up HubSpot possui diversas etapas e deve ser feito cautelosamente. Por isso, a opção mais segura é contar com o apoio de especialistas no assunto que, certamente, irão agilizar a tarefa sem deixar nenhum detalhe passar.

Na Tropical Hub, os projetos são estruturados em ciclos longos - cerca de um ano -, justamente para que, de tempos em tempos, sejam feitas as revisões e otimizações necessárias. Não deixe de se informar para conhecer mais sobre nossos processos e como podemos te ajudar a explorar o seu plano HubSpot em potência máxima!



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