Banco de dados e planilha: como escolher o melhor

O gerenciamento de dados é fundamental para qualquer organização e para isso existem ferramentas que podem ajudar, como um banco de dados ou planilhas. As duas opções auxiliam na organização de dados, mas possuem diferenças entre si.

Quer ajuda para entender qual pode ser melhor para a sua organização? Confira neste conteúdo!

Planilhas para o gerenciamento de dados

As planilhas são bastante utilizadas por empresas e pessoas que gerenciam pequenas quantidades de dados. Essa ferramenta é fácil de utilizar e com ela pode-se criar relatórios, tabelas, gráficos simples, organizar, calcular e analisar dados. Alguns exemplos de uso são: orçamentos, listas de contatos, informações básicas, entre outros.

Apesar de muitos profissionais usarem planilhas, é importante entender que elas possuem algumas desvantagens, como a limitação para lidar com quantidades grandes de dados. Também, quando um usuário precisa fazer a inserção manual de dados nas células de uma planilha pode acarretar em erros e ser um processo demorado. 

Além de tudo, a dificuldade de colaborar com outras pessoas pode ser um desafio para quem utiliza e também elas possuem falta de recursos de segurança. Enfim, para alguns casos de uso, como os mais complexos, as planilhas não são a melhor opção.


E um banco de dados, no que pode ser útil?

Normalmente, as empresas que utilizam de um banco de dados são aquelas que precisam gerenciar grandes quantidades de dados, com mais complexidade e recursos de análise avançado. Um exemplo é um CRM (ferramenta de gerenciamento com o cliente).

Agora, conheça alguns benefícios desse recurso:

• Possibilidade de atualizar os dados de maneira automática, o que reduz a chance de erro humano e economiza tempo dos usuários;
  
  
• Os bancos de dados são seguros, oferecendo a possibilidade para as empresas de selecionar quais colaboradores podem fazer alterações no mesmo e aqueles que somente podem visualizar. Além disso, possuem credenciais de login que protegem as informações de pessoas estranhas;
  
  
• É possível armazenar informações coletadas de diferentes lugares. Sendo assim, se a empresa coleta informações dos clientes por meio de várias plataformas, um banco de dados pode ser uma ótima opção.

Apesar das vantagens, existem também desvantagens ao utilizar um banco de dados, como os custos que são mais elevados e a necessidade de treinamento para serem usados.

Banco de dados e planilha: como escolher o melhor

Muitos profissionais ficam em dúvida se devem optar por banco de dados ou planilha. Ambas opções possuem vantagens e desvantagens, mas a escolha depende sobretudo das demandas do usuário e dos recursos que possui disponível. Para esclarecer melhor, vamos te apresentar algumas perguntas que você deve fazer antes de tomar sua decisão: 

1. Quais tipos de dados você possui?

Os bancos de dados conseguem guardar uma ampla gama de tipos de arquivos e também arquivos maiores. Já as planilhas são limitadas a imagens, documentos e vídeos, por exemplo. Grande parte delas permitem dados numéricos e textos.

2. De que maneira pretende utilizar esses dados?

Um banco de dados é muito eficiente para quem precisa trabalhar com subconjuntos específicos de dados ou para quem deseja organizá-los em diferentes visualizações. As planilhas podem ser uma boa opção para controlar uma quantidade restrita de dados e realizar cálculos.

3. Qual é o valor da integridade de seus dados?

Quando se faz o uso de planilhas, pode-se inserir qualquer informação em um campo, e até mesmo armazenar tipos distintos de dados em um mesmo campo. Isso oferece uma flexibilidade, mas também pode gerar problemas quando alguém da equipe comete um erro.

Os bancos de dados oferecem validação de dados integrada. Quando algo é inserido no formato incorreto, você receberá uma mensagem de erro. Isso preserva a integridade dos seus dados, o que ajuda a evitar problemas futuros com a limpeza dos mesmos.

4. Você necessita de recursos de pesquisa avançada?

Se você possui a necessidade de recursos limitados de filtragem e pesquisa, as planilhas são uma boa escolha. Um banco de dados pode ser a melhor solução caso você possua demandas para recuperar registros de maneira rápida, fazendo o uso de um determinado conjunto de parâmetros.

5. Qual é o número de pessoas que necessitam de acesso?

É possível e simples compartilhar uma planilha com demais membros da equipe. No entanto, quando se fala em colaborar, elas não são uma boa opção. Os bancos de dados são diferentes, pois são projetados para a colaboração entre inúmeros usuários.

Avalie suas demandas e acerte na escolha!

Viu só como as planilhas e bancos de dados possuem diferenças? Para fazer uma escolha assertiva, é fundamental avaliar as suas demandas. Uma planilha pode ser uma excelente opção para quem deseja uma solução ágil e descomplicada para análise básica de quantidades pequenas de dados.  Mas se você deseja um recurso mais robusto e escalável para fazer o gerenciamento de grandes volumes, o banco de dados é uma opção mais recomendada.