Quais as melhores ferramentas de produtividade para sua equipe

A busca pela produtividade é uma constante no mercado corporativo. Muitas lideranças enfrentam desafios importantes que consomem recursos preciosos diariamente ao tentarem encontrar alternativas que mostram caminhos que levem à produtividade dos times.

Mas, afinal, quais são as dificuldades que as equipes enfrentam para manter a sua eficiência? O que impede a fluidez do trabalho e prejudica os resultados almejados? Essas são algumas das perguntas que muitos líderes e colaboradores fazem ao buscarem as melhores ferramentas de produtividade para suas operações.

Ferramentas de produtividade nas rotinas corporativas

A dinâmica de trabalho na era digital transformou drasticamente a maneira como as equipes operam. A demanda por eficiência e produtividade atingiu um patamar muito elevado. Com as fronteiras entre os espaços de trabalho cada vez mais difusas, a necessidade de ferramentas de produtividade que unifiquem e fortaleçam a colaboração é mais evidente do que nunca.

Equipes dispersas geograficamente, em escritórios tradicionais ou adotando modelos híbridos e remotos, enfrentam o desafio de manter uma comunicação eficaz, sincronia de tarefas e gestão integrada de projetos.

A ausência de ferramentas de produtividade adequadas pode impactar diretamente no alinhamento dos times, resultando em má gestão de tempo, incompatibilidade de objetivos e, por consequência, em números aquém do potencial.

Essa mudança de paradigma na forma como o trabalho é executado requer uma adaptação ágil por meio de ferramentas de produtividade que facilitem e melhorem a eficiência de todo o time. A busca por soluções que se adaptem à natureza fluida e dinâmica das operações modernas tornou-se uma prioridade inegável.

Desafios da gestão sem ferramentas de produtividade 

Parte do trabalho relacionado à motivação e avaliação de produtividade está diretamente ligado às ferramentas disponíveis para a realização desse trabalho. 

Considerando, principalmente, que muitas empresas possuem equipes atuando de forma híbrida, essas ferramentas permitem maior visibilidade e controle dos números não para que haja controle das atividades e recursos humanos, mas para que seja possível compreender pontos de atenção no processo e, assim, conseguir melhorar e evoluir aspectos necessários para aproveitar mais e melhor o tempo, recursos disponíveis na empresa e, consequentemente, reduzir os ruídos na comunicação.  

Quando uma empresa não dispõe de ferramentas de produtividade para auxiliar nesse processo, pode enfrentar desafios como:

• Comunicação deficiente: a comunicação é como um pilar fundamental para o sucesso de qualquer equipe. A ausência de uma plataforma eficaz para comunicação interna gera ruídos, mal-entendidos e atrasos. Isso impacta os resultados imediatos e pode ainda abalar a confiança e a sinergia entre os membros da equipe.

• Gestão de tarefas ineficaz: sem uma ferramenta de produtividade adequada para essa finalidade, a equipe enfrenta dificuldades na priorização, acompanhamento e conclusão de atividades. Isso resulta em perda de prazos, sobrecarga em alguns colaboradores e subutilização do potencial de outros, além da duplicação de esforços e da falta de clareza nos objetivos.

• Desorganização e falta de padronização: a ausência de um método padronizado para gerenciar documentos, arquivos e informações leva à desorganização. Isso causa dificuldades na localização de recursos necessários, aumentando o tempo gasto em tarefas simples e podendo gerar erros decorrentes da falta de consistência nos processos.

• Falta de monitoramento e análise de desempenho: sem ferramentas de produtividade adequadas para monitorar e analisar o desempenho das atividades, as equipes podem perder oportunidades de identificar gargalos, avaliar eficiência e tomar decisões embasadas em dados. A ausência de métricas claras pode resultar em dificuldades para otimizar processos e melhorar continuamente a produtividade.

As melhores ferramentas de produtividade para sua equipe

Ferramentas de colaboração em tempo real

Essas ferramentas são essenciais para facilitar a comunicação instantânea, permitindo trocas ágeis de mensagens, reuniões virtuais e compartilhamento de documentos em tempo real, que pode ser fortalecida com integrações. As mais utilizadas são:

• Slack: é uma plataforma de comunicação empresarial que permite a troca de mensagens instantâneas, chamadas de voz e vídeo, além da possibilidade de criar canais temáticos para equipes, possibilitando uma comunicação eficiente e organizada. Sua interface  intuitiva e as integrações com várias outras ferramentas o tornam um centro de comunicação robusto para equipes de todos os tamanhos.

• Microsoft Teams: como parte do ecossistema Microsoft 365, o Teams é uma ferramenta completa para comunicação e colaboração, oferecendo bate-papo, videoconferências, armazenamento e colaboração em documentos do Office. Ele permite a criação de equipes, canais e  integração com outras ferramentas Microsoft, proporcionando um ambiente unificado para trabalho colaborativo.

• Google Workspace (anteriormente G Suite): ele oferece um conjunto de ferramentas de produtividade baseadas na nuvem, incluindo o Gmail, Google Drive, Documentos, Planilhas e Apresentações. Essas ferramentas permitem colaboração em tempo real em documentos, armazenamento na nuvem e comunicação via e-mail, tornando-se uma solução abrangente para equipes que valorizam a colaboração e a acessibilidade em qualquer lugar.

Plataformas de gerenciamento de projetos 

Voltadas à organização e acompanhamento de tarefas, permitindo a criação e otimização do fluxo de trabalho, atribuição de responsabilidades e monitoramento de prazos, essas ferramentas são indispensáveis na rotina de empresas que desejam manter suas tarefas bem alinhadas em todos os departamentos. Dentre as plataformas mais conhecidas, estão:

• ClickUp: é uma plataforma de gerenciamento de projetos e tarefas que oferece uma variedade de recursos, incluindo gestão de tarefas, calendário, documentação, rastreamento de tempo e muito mais. Ele permite a personalização dos fluxos de trabalho, oferecendo diferentes visualizações para se adequarem às necessidades de equipes diversas. O ClickUp é conhecido por sua flexibilidade e abordagem personalizável para o gerenciamento de projetos.

• Basecamp: é uma ferramenta de colaboração e gerenciamento de projetos que centraliza comunicação, tarefas, arquivos e calendários em um só lugar. Ele oferece uma interface simples e intuitiva, focando na organização e na comunicação eficiente das equipes. O Basecamp incentiva a colaboração e a transparência nas atividades do projeto, ideal para equipes que buscam uma abordagem direta e simplificada.

• Asana: é uma plataforma para gerenciamento de projetos que permite a criação de tarefas, projetos e listas de atividades, possibilitando acompanhar o progresso, atribuir responsabilidades e definir prazos. Além disso, oferece recursos de colaboração, como comentários e compartilhamento de arquivos, facilitando a comunicação dentro das equipes.

Potencialize suas ferramentas de produtividade com integrações 

Encontrar as ferramentas certas para aumentar a produtividade da equipe é essencial para impulsionar o crescimento e o sucesso dos negócios. A implementação de soluções eficazes não se resume apenas à escolha das ferramentas mais populares, mas sim àquelas que se integram harmoniosamente ao ecossistema existente. 

Ao reconhecer as necessidades específicas da equipe, é fundamental experimentar e adotar ferramentas de produtividade que se alinhem às demandas e processos internos para que as melhorias sejam bem aceitas e, consequentemente, promovam resultados positivos de fato. Quando não há esse cuidado na escolha das ferramentas e no processo de implementação, é possível que haja resistência e recusa dos times.

Uma das formas de evitar isso, é buscar ferramentas que permitam integração de sistemas com plataformas que já façam parte da rotina da equipe. Um ótimo exemplo de versatilidade nesse sentido são as integrações HubSpot. Além de a plataforma possuir soluções completas para CRM, ela abarca diversas integrações com outras tecnologias para melhorar a visibilidade dos times, permitindo a gestão integrada de equipes de vendas, marketing e atendimento ao cliente.

Se você quer entender um pouco mais sobre como realizar  integrações entre HubSpot e ClickUp ou se você quer descobrir como a integração Slack e Hubspot pode fortalecer a rotina dos seus times, leia mais conteúdos em nosso blog.