Opere o Google Drive no HubSpot

A construção de estratégias pode ser um trabalho extremamente desafiador por diversas razões, mas possivelmente uma das etapas que mais pode gerar ruídos na comunicação e até mesmo fazer surgir obstáculos nos projetos é justamente a fase de documentação. Quem nunca passou por alguma situação complicada por conta da dificuldade em conseguir trabalhar em conjunto em um mesmo documento ou já sentiu aquela tensão por não saber onde estavam arquivos importantes para uma reunião em um momento pontual?!

Com as rotinas cada dia mais dinâmicas e a alta demanda por processos otimizados, é fundamental investir em processos que permitam uma gestão integrada eficaz. E como isso pode ser feito? Com a integração entre HubSpot e o Google Drive. 

Por meio dela, é possível facilitar todo o compartilhamento de registros de contatos, empresas, negócios e tickets dentro do HubSpot, sem a necessidade de intercalar entre diversas ferramentas, contribuindo com o aumento da eficiência de todos os times, além de evitar a perda de informações ao longo do processo.


Por que fazer a integração HubSpot - Google Drive?
É fato que todos os desafios envolvendo o compartilhamento e armazenamento de dados e arquivos ficaram um pouco mais evidentes no momento em que as empresas passaram a adotar regimes de trabalho remoto, fazendo com que toda uma cultura de servidores on-premises e armazenamentos físicos fosse, então, alterada para um trabalho com SaaS e demais soluções que possibilitam essa troca de informações por meio de armazenamento em nuvem.

Essa movimentação foi o que fez com que muitas empresas começassem a explorar mais os recursos do Google Drive, fazendo com que ele se tornasse um verdadeiro espaço de trabalho remoto para equipes distantes entre si, mas o tempo passou e essas necessidades de um trabalho mais robusto cresceram. Dados de uma pesquisa realizada pela Metomic no final de 2023, por exemplo, apontou que  40,2% dos arquivos que estão armazenados no Google Drive são de caráter confidencial. 

Isso quer dizer que esses arquivos podem conter informações de contratos, dados de funcionários e planilhas protegidas por senhas, mostrando a importância dessa ferramenta para o dia a dia das empresas. 

No entanto, fazer a gestão de arquivos e dados de forma fragmentada pode ser um empecilho quando os volumes de compartilhamento são altos. Entenda por que a integração entre Google Drive e HubSpot pode transformar essa realidade:

• Maior produtividade: com a integração, os usuários podem anexar, acessar e gerenciar arquivos diretamente dentro da plataforma HubSpot. Isso elimina a necessidade de alternar entre diferentes plataformas, permitindo que as equipes se concentrem em suas atividades principais, como o relacionamento com clientes e o fechamento de negócios. Ao reduzir o tempo gasto na busca de documentos e na alternância entre ferramentas, a produtividade da equipe aumenta significativamente.
  
  
• Otimização do fluxo de trabalho: a integração otimiza os fluxos de trabalho, pois centraliza todas as informações e documentos necessários dentro do HubSpot. Isso simplifica processos e reduz a complexidade da gestão de documentos, tornando mais fácil para os usuários seguirem procedimentos padronizados e consistentes.
  
  
• Facilidade no compartilhamento de arquivos: com essa integração, a sincronização, armazenamento, autenticação de dados e atualizações de documentos acontece de forma mais rápida e facilitada. Todos os arquivos relevantes ficam acessíveis diretamente pela plataforma HubSpot, e a colaboração entre membros da equipe se torna mais eficiente e eficaz.
  
  Com isso, as equipes podem compartilhar documentos instantaneamente, garantindo que todos tenham acesso à mesma versão atualizada dos arquivos, eliminando problemas com duplicidade ou compartilhamento de dados equivocados.

• Comunicação mais eficiente: a capacidade de anexar e compartilhar documentos diretamente nos registros de contatos, empresas, negócios e tickets melhora a comunicação interna. Isso garante que todos os membros da equipe estejam na mesma página, reduzindo o risco de ruídos na comunicação ou dificuldades no andamento de projetos pela deficiência de informações atualizadas e disponíveis para todos os stakeholders.
  
  
• Centralização de informações: usar o Google Drive no HubSpot garante que todas as informações e documentos estejam centralizados em um único local. Isso facilita o acesso e melhora a segurança dos dados, já que os documentos são gerenciados dentro de um ambiente controlado e segur.
  
  
• Acesso facilitado: com todos os arquivos disponíveis dentro do HubSpot, as equipes podem acessar rapidamente os documentos de que precisam, independentemente de onde estejam, o que é fundamental para times remotos ou distribuídos, que podem acessar as informações de qualquer lugar, a qualquer hora.

Quantas funcionalidades você realmente precisa?
Que a integração entre o HubSpot e o Google Drive pode trazer muitos benefícios para as operações da sua empresa, isso é uma certeza, mas antes mesmo de dar esse passo, é fundamental avaliar suas necessidades específicas para identificar as funcionalidades essenciais que trarão mais benefícios para sua equipe. 

Afinal, por maiores que sejam os benefícios da integração, se eles não estiverem de acordo com aquilo que sua empresa precisa, existe um risco de que seus projetos ainda tenham problemas. 

Lembre-se de que nem todas as empresas precisarão de todas as funcionalidades disponíveis, e escolher aquelas que realmente atendem às suas necessidades pode otimizar a eficiência e reduzir a complexidade do uso dessa integração. Aqui estão algumas aspectos a serem considerados para ajudar você a avaliar suas necessidades e fazer a melhor escolha:

1. Analise suas necessidades específicas
Considere, por exemplo, quantas pessoas estão envolvidas no gerenciamento de documentos e qual o nível de colaboração necessário. Equipes grandes ou distribuídas podem precisar de funcionalidades avançadas de compartilhamento e sincronização, enquanto equipes menores podem se beneficiar de uma integração mais simples.

Pense também nos tipos de documentos que sua equipe utiliza com mais frequência. Se você trabalha com muitos contratos, propostas ou materiais de marketing, por exemplo, a capacidade de anexar e gerenciar esses documentos diretamente no HubSpot será essencial.


2. Considere funcionalidades essenciais e funcionalidades extras
Algumas funcionalidades são essenciais para quase todas as equipes, como por exemplo a capacidade de anexar arquivos do Google Drive aos registros de contatos, empresas, negócios e tickets no HubSpot. Outra funcionalidade essencial é a sincronização automática, que garante que todas as alterações feitas nos documentos sejam refletidas em tempo real.

Recursos como controle de versões, permissões avançadas de compartilhamento, e automações específicas, com regras determinadas a partir de ações realizadas nas ferramentas do Google Drive, por exemplo, podem ser úteis, mas nem sempre são necessárias para todos. Avalie se essas funcionalidades extras realmente agregam valor ao seu fluxo de trabalho diário.


3. Faça a escolha ideal
Ao pesar na balança, muitas vezes uma solução de integração simples e direta pode ser mais eficaz se sua equipe não precisar de funcionalidades avançadas. Isso reduz a curva de aprendizado e facilita a adesão da nova ferramenta. No entanto, a depender da complexidade das rotinas da sua empresa, pode ser preciso considerar, por exemplo, uma integração customizada HubSpot e aí será importante pensar sobre níveis mais avançados de configuração. 


Se você tem necessidades específicas que vão além das funcionalidades padrão, procurar uma solução que permita ajustes e personalizações pode ser o melhor caminho para garantir que não haja pontas soltas na comunicação e gestão entre seus times. Não se esqueça ainda que, independente da complexidade da sua integração, ela vai precisar de manutenção e verificações constantes. Considere esse critério também ao fazer sua escolha para garantir que todo seu ecossistema esteja sempre atualizado e funcionando bem.


Opere o Google Drive no HubSpot
A integração entre HubSpot e Google Drive oferece uma experiência de uso contínua, permitindo que os usuários gerenciem e acessem seus arquivos do Google Drive diretamente dentro do HubSpot. 

Confira como realizar essa integração:

1. Acesse o HubSpot Marketplace e procure por um aplicativo de integração com o Google Drive;

2. Selecione o conector que melhor atende às necessidades da sua empresa e faça a instalação conforme o indicado;

3. Avalie as funcionalidades para compreender a progressão da precificação

💪 Dica importante: após ter realizado a integração, para que você faça um bom uso dessa ferramenta, o ideal é explorar as diferentes possibilidades de gatilhos a serem criados dentro do HubSpot.

Você pode, por exemplo, determinar qual novo evento dentro do HubSpot que desencadeará criação ou atualização no Google Drive.

Por exemplo: imagine que a cada novo contato em um determinado estágio do seu pipeline, uma pasta para esse contato será criada no Google Drive. O mesmo pode ser aplicado para atualização de linhas em planilhas no Google Planilhas.

Consulte a ajuda de um especialista HubSpot para integrações
Exatamente como as outras diversas integrações disponíveis com a plataforma HubSpot, a opção do Google Drive pode otimizar muito o fluxo de trabalho e facilitar o dia a dia das empresas. No entanto, essa missão ainda reserva desafios grandes quando o volume de informações a serem compartilhadas é grande e isso pode exigir maiores níveis de customização ou mesmo de cuidado na realização da integração. 

Por isso é fundamental contar com um especialista como a Tropical Hub para ajudar na integração HubSpot-Google Drive. 

Reconhecidos com a certificação Custom Integration Accreditation, os especialistas da Tropical Hub possuem conhecimento aprofundado para guiar sua empresa desvendando todos os mistérios das integrações HubSpot rumo a um sucesso ainda maior!