Vantagens e desvantagens da automação em processos de vendas

Não é novidade que a presença da tecnologia é crescente em projetos que envolvem marketing e vendas. Muitas empresas investem em formas de alcançar mais pessoas sem precisar aumentar proporcionalmente sua infraestrutura, o que é apenas um dos benefícios da implementação de fluxos automatizados que serão abordados neste artigo. Por outro lado, o que é pouco conhecido é o prejuízo que isso pode ter quando não aplicado corretamente.

Por isso, é importante entendermos não apenas os prós e contras das automações, mas também nos aprofundarmos em exemplos de aplicações, como evitar os impactos negativos, e como potencializar os benefícios desse tipo de processo.

O que são as automações em um CRM

Há várias formas de tornar automáticas partes dos seus processos de vendas. E-mails, notificações e tarefas são alguns exemplos muito conhecidos de processos que podem ser automatizados. Então, quando vier em sua mente alguma pergunta como “o que é automação”, é possível pensar em exemplos como:

• E-mail: provavelmente boa parte dos e-mails de empresas que você recebe são disparados automaticamente, mesmo aqueles que contém o seu nome e até alguma outra informação mais específica, como a sua profissão ou um produto do seu interesse.
  
  
• Notificações: é interessante que o vendedor entre em contato com o consumidor no momento certo. Para isso, existem notificações que alertam aos profissionais de vendas quando há alguém com interesse no seu produto ou serviço.
  
  
• Tarefas: são parecidas com as notificações, porém com uma funcionalidade adicional. Ao acrescentar uma pendência a ser resolvida, essa automação pode relacionar a alteração do status da tarefa ao início de outra automação, o que pode gerar um fluxo mais completo dos processos de vendas.
  
  

Ao analisar esses exemplos, percebemos que existem 3 partes fundamentais em uma automação: o gatilho, a lógica condicional e a ação. Entendendo tais conceitos, você pode imaginar a imensidão de possibilidades em uma plataforma de CRM.

• Gatilho: define quando o processo será executado. Pode ser quando um contato preencher um formulário, quando alguém atender determinado critério, ou quando uma tarefa for concluída, por exemplo.
  
  
• Condicional: é opcional, mas é importante para a segmentação. Você pode definir que o texto do e-mail que será disparado varia caso o contato já seja um cliente, ou até executar diferentes ações com base no produto acessado pelo visitante do seu website.
  
  
• Ação: é o que de fato você quer que aconteça. Envio de uma mensagem, alerta para um vendedor ou até o preenchimento automático em algum outro sistema para eliminar o retrabalho.

Como identificar as desvantagens nos processos de vendas

Antes de apresentar as desvantagens, é preciso explicar que nem todas as automações causam esses impactos. Mesmo assim, esses são riscos importantes de serem conhecidos por quem pretende utilizar recursos tecnológicos nos processos de vendas.

• Dificuldade de manutenção: embora algumas plataformas ofereçam automações fáceis de serem implementadas, há aquelas que são feitas unicamente por desenvolvedores, o que requer um profissional especializado para manter o funcionamento a longo prazo. Com o passar do tempo, as regras de negócio mudam e, por consequência, as automações precisam ser alteradas também.
  
  
• Desconexão com outros sistemas: um dos fatores para se levar em consideração é a integração entre os sistemas que você utiliza. Podemos pensar em uma empresa que utiliza uma plataforma de marketing, outra para vendas e outra para controle de pedidos. Se as automações forem mal implementadas, podem gerar informações divergentes entre as plataformas, perdendo a confiabilidade dos dados apresentados.
  
  
• Falta de versatilidade: um dos riscos é o de deixar o processo “engessado”. Em uma situação em que deseja-se automatizar 99% dos disparos de e-mail, por exemplo, mas que contém casos especiais cujo preparo da mensagem deve ser feito manualmente, a automação deve ser capaz de seguir exceções. Outro exemplo seria o cadastro de um cliente que copia automaticamente o nome que o contato preencheu em um formulário: se o vendedor, após algumas trocas de e-mail, perceber que houve erro de digitação, é importante que ele seja capaz de alterar manualmente, mesmo que o processo seja automatizado.
  
  
• Insensibilidade: uma experiência ruim para o consumidor na era digital é quando o atendimento é nitidamente “robótico”. Mesmo que não haja a interferência direta de um ser humano, é possível tornar o tratamento mais pessoal, com a utilização de segmentação e personalização do conteúdo.

Quais as vantagens da aplicação de automação para processos de vendas

Por outro lado, as automações podem trazer diversos benefícios para o seu negócio. O mais conhecido é a escalabilidade. Há ainda algumas vantagens que são mais sutis ao longo dos processos de vendas, como a padronização, o foco nas ações mais importantes e a facilidade de gestão.

• Escalabilidade: o que toda empresa em crescimento busca. Com automações, é possível aumentar o número de pessoas alcançadas sem precisar aumentar proporcionalmente os custos. Diferente do atendimento pessoal, em que você precisa dobrar o número de vendedores caso queira dobrar o número de clientes.
  
  
• Padronização: ao planejar e desenvolver um fluxo automatizado, é preciso haver planejamento e definição dos processos de vendas. Com isso, são evitadas ações que não estão de acordo com os objetivos do projeto. As automações são previsíveis, o que é bom para quem quer ter processos padronizados.
  
  
• Foco nas ações mais importantes: quando grande parte do nosso trabalho pode ser substituído por ações automáticas, nós conseguimos priorizar as demandas que realmente dependem de nós. Um profissional de vendas, ao deixar de precisar passar horas preenchendo planilhas, pode dar mais atenção à conversão dos leads. Além da produtividade, ninguém gosta de ter um trabalho repetitivo.
  
  
• Facilidade de gestão: com os processos automatizados, é possível definir regras para rotação de atendimento, permissões a acessos de dados, equipes diferentes por segmentação, análise de resultados, além de outros recursos que facilitam o trabalho de um gerente de vendas.

Como evitar os impactos negativos e fortalecer os benefícios

Conforme já explicado anteriormente, automações não são como um produto de prateleira com qualidades e defeitos inerentes. Cada processo tem sua característica e pode ser adaptado às suas necessidades. Sendo assim, há 3 pilares que podem sustentar uma boa automação.

• Documentação: para a melhor manutenção a longo prazo, é preciso haver um manual para sua utilização e alteração. Com o HubSpot CRM , todos os recursos são explicados detalhadamente e é possível implementar grande parte das automações sem a necessidade de um desenvolvedor. Mesmo para as mais complexas, também há documentação para os desenvolvedores. Já para soluções personalizadas, é importante que o autor elabore uma documentação descritiva.
  
  
• Personalização: um dos segredos é colocar-se no lugar do consumidor. Como você gosta de receber um atendimento? Qual o tipo de comunicação mais eficaz? É preciso responder as perguntas do contato. Para isso, é importante a personalização, levando em consideração dados pessoais e interesses do lead. Há também formas de personalizar as automações do ponto de vista da equipe de vendas. Boas automações permitem fazer modificações superficiais sem que seja necessário alterar a sua programação.
  
  
• Integração: é essencial que sejam levadas em consideração todas as áreas do negócio, incluindo marketing, vendas e pós-vendas. Além disso, a compatibilização entre diferentes plataformas é necessária, mantendo uma fonte única da verdade. Ao implementar uma automação, é bom se certificar que ela se conectará corretamente a outros processos já existentes ou futuros.

Com isso em mente, você será capaz de identificar com mais facilidade as consequências da implementação de ações automáticas no seu processo de vendas, bem como os cuidados que precisa tomar para alcançar o melhor resultado a longo prazo.


Como melhorar o desempenho da sua estratégia de automação

Quando seu foco for a busca pela exploração inteligente de automação em vendas, fica claro que há muito a ganhar, mas também potenciais desafios a superar. Para obter sucesso na busca pelos benefícios da automação ao longo dos processos de vendas, é importante considerar sempre o auxílio de um parceiro que tenha expertise na implementação e otimização desses processos.

A orientação adequada é o que permitirá que você e sua equipe desenvolvam um planejamento seguro, com ações consistentes na construção de uma jornada para navegar por esse cenário complexo, especialmente quando se trata de soluções como HubSpot. 

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