Como migrar o Microsoft Dynamics para HubSpot em 10 passos

A transformação digital tem impulsionado as empresas a buscarem soluções cada vez mais integradas e eficientes para gerenciar suas operações. A migração da plataforma ERP Microsoft Dynamics para o CRM HubSpot surge como uma estratégia para potencializar a gestão corporativa.

O HubSpot CRM se destaca como uma das melhores plataformas para realizar uma migração tranquila e eficaz. Ele oferece uma série de benefícios para profissionais de marketing, vendas, pós-vendas e gestores, promovendo a centralização de todas as informações em uma única plataforma. Além de ser de fácil implementação, o HubSpot permite a criação de estratégias e ações vinculadas ao marketing e vendas em um ambiente totalmente integrado.

Essa integração possibilita uma gestão mais precisa e eficaz, alinhando operações financeiras e administrativas com estratégias de marketing e vendas, resultando em crescimento dos negócios.

Acompanhe o artigo e saiba como realizar a migração para o HubSpot mais efetiva

Por que escolher o CRM HubSpot?

Fazer a migração do Microsoft Dynamics para o CRM HubSpot é uma excelente oportunidade para quem precisa de mais benefícios, tanto em vendas, quanto em marketing. Através dele, é possível manter todas as atividades e informações da empresa em apenas um local. Além disso, é possível gerenciar e automatizar tarefas que antes eram feitas manualmente, como ativos de marketing, análise de dados e até mesmo o pipeline de vendas. 

A facilidade proporcionada na utilização do CRM HubSpot também é uma das suas vantagens, isso porque ele tem maior acessibilidade na implementação de estratégias sofisticadas, ou seja, ele permite que sua gestão seja simples e, ao mesmo tempo, comande importantes ferramentas, como personalização e segmentação avançadas. Estes tipos de implementação permitirão que a sua empresa ofereça experiências mais personalizadas e relevantes aos clientes, o que é fundamental para aumento do engajamento.

Mais um ponto benéfico ao escolher o CRM HubSpot para substituir o Microsoft Dynamics, é a possibilidade de estar dentro de uma das maiores comunidades ativas de usuários. O que isso permite? O suporte técnico e o acesso a recursos educacionais e fóruns de discussão vivos que te permitem extrair o máximo da ferramenta e sempre ter auxílio quando precisar. Tudo isso, é claro, unido ao fato que o CRM HubSpot é a plataforma líder no mercado, proporcionando crescimento e muito sucesso a longo prazo.

Avaliação e planejamento: preparando a migração

Avaliar e planejar são palavras que não devem sair da sua mente para migrar para o HubSpot, essas duas palavras são essenciais para que todo processo tenha sucesso e os dados e informações sejam migrados de maneira efetiva. Para que isso aconteça, é interessante que alguns pontos de atenção sejam observados para fazer essa transformação digital na sua empresa, como análise e planejamento detalhado, backup completo dos dados, limpeza e organização de dados e muitos outros.

Inicialmente, focar na análise e planejamento detalhado é essencial, e aqui, você e sua equipe precisarão analisar de forma abrangente todos os dados e informações que serão migrados. Definir os objetivos e metas da migração, garantirão que a implementação atenda todas as necessidades da empresa. Além disso, montar uma equipe de migração também é uma excelente opção.

Criar backup completo dos dados atuais do Microsoft Dynamics também é fundamental para garantir segurança em caso de qualquer problema na migração, assim como uma limpeza e organização de dados, que removerão informações duplicadas, desatualizadas ou menos importante, que não somarão ao novo sistema CRM HubSpot. Outro ponto relevante, é utilizar ferramentas de migração apropriadas, que facilitarão a migração de dados e manterão a segurança de todos eles.

Implementar a migração do Microsoft Dynamics para o HubSpot em etapas também é essencial para reduzir riscos e até mesmo facilitar a identificação de erros. Para isso, evite migrar todos os dados de uma vez só e mantenha a migração monitorada a todo tempo, para avaliar o progresso e a integridade dos dados. Neste passo, é fundamental que a equipe esteja treinada, para se certificar que todos os usuários estejam ambientados com as funcionalidades do sistema.

Desafios comuns e estratégias de sucesso

Existem, sim, desafios relacionados a migração para o HubSpot, porém, todos eles podem ser contornados realizando a fase de Onboarding HubSpot bem sucedido. Os principais desafios durante a migração estão relacionados a falta de equipe especializada para a transmissão de dados eficiente, os principais equívocos que ocorrem são auditoria incompleta, dados inconsistentes, falta de KPIs no CRM, configurações incorretas, falta de integração e equipe sobrecarregada ou desmotivada.

Estas falhas podem acontecer facilmente quando não existem especialistas por trás oferecendo suporte em tempo real, afinal, eles são essenciais para o sucesso de migração. Existem casos de destaque que comprovam esta relevância, como o case de sucesso do Sistema Etapa, que contou com uma migração Salesforce para HubSpot.

Neste caso, a empresa em questão, que fornece materiais didáticos e metodologia de ensino para escolas de todo o Brasil, precisava de um processo de vendas mais claro, pois o atual, impedia uma boa estratégia de relacionamento. Como solução, houve a implementação, customização e automação de atividades das equipes com a migração de plataformas.

Neste processo de migração e customização, houve a importação de bases e engajamentos via API, criação e parametrização de mais de 1000 propriedades de objetos e criação de alguns fluxos de aprovação via playbooks, com tarefas e objetos customizados. Com a utilização de todas as possibilidades oferecidas pelo HubSpot, este caso teve 100% de sucesso, com todas as demandas atendidas.

Como migrar do Microsoft Dynamics para o HubSpot em 10 passos

Migrar do Microsoft Dynamics para a plataforma HubSpot é uma tarefa que requer planejamento e execução cuidadosa, isso garantirá que a transferência de dados e informações ocorra da maneira correta e seja mais eficiente. Os principais passos para que isso aconteça são:

1. Avalie sua configuração atual no Microsoft Dynamics: você deve analisar a estrutura de dados, personalizações e integrações atuais para que possa replicar ou criar da mesma maneira no HubSpot.

2. Identifique os componentes essenciais da sua migração: todos os dados relevantes, fluxos de trabalho essenciais e as necessidades de relatórios da empresa devem ser identificados e incluídos no processo de migração.

3. Monte uma equipe de migração: é interessante montar a equipe de migração com pelo menos um colaborador de cada departamento que utiliza da plataforma CRM para o trabalho.

4. Exporte seus dados do Microsoft Dynamics: com ferramentas específicas de migração, você deve transferir todos os dados disponíveis no Microsoft Dynamics. É importante também ter atenção ao mapeamento de dados, já que a estrutura de dados entre Microsoft Dynamics e HubSpot podem ser diferentes.

5. Crie uma conta HubSpot e a configure: configure as preferências da sua organização, incluindo funções e permissões de usuário para cada membro da equipe.

6. Personalize o HubSpot com as suas necessidades: faça a personalização de todas as ferramentas que deseja utilizar, incluindo a criação de objetos personalizados, pipeline de vendas e estágios para vendas e marketing.

7. Faça a importação de dados limpos para o HubSpot: utilize ferramentas para importações de dados que são integradas ao HubSpot, dessa forma, também transmita dados limpos e prontos para o uso.

8. Recrie fluxos de trabalho e automação: isso inclui suas sequências, prompts de pipeline e outros dados. A área de fluxos de trabalho é uma das áreas em que o HubSpot mais se destaca, então por aqui você encontrará diversas oportunidades de melhorar seus fluxos de trabalho.

9. Treine sua equipe no uso do HubSpot: toda equipe que trabalhará com o CRM HubSpot deverá ter treinamento específico para utilizar a plataforma e extrair dela o seu potencial máximo.

10. Faça testes: antes de colocar no ar tudo o que o planejou, é essencial que testes sejam feitos, em todos os aspectos. Isso garantirá que tudo funcione conforme o esperado. Com os testes, também será possível fazer um levantamento de erros que deverão ser revistos.

Tropical Hub: parceiro HubSpot para migração

A equipe Tropical Hub está pronta e preparada para ajudar nas necessidades da sua empresa para implementação HubSpot. Com especialistas certificados, a consultoria HubSpot pode proporcionar treinamentos e workshops 100% efetivos. O onboarding no HubSpot pode ser muito mais tranquilo e eficiente quando existem especialistas como os da Tropical Hub para auxílio, isso causará menos ruído e maior eficiência na comunicação.

A Tropical Hub também se orgulha em dizer que já conquistou premiações Impact Awards, com soluções criativas e personalizadas para tornar todos os cases um verdadeiro sucesso.